Template ฟรีที่ธุรกิจใช้บ่อย: ใบเสนอราคา คอมการ์ด สัญญาจ้างทำเว็บ

Template ฟรี ที่ธุรกิจขนาดเล็กหยิบมาใช้บ่อยจริงๆ มีอยู่ไม่กี่ตัว คือใบเสนอราคา คอมการ์ด และสัญญาจ้างทำเว็บไซต์ บทความนี้รวมโครงของทั้งสามแบบที่คัดลอกไปปรับใช้ได้เลย พร้อมบอกว่าเอกสารแต่ละตัวต้องมีช่องไหนบ้าง และจุดไหนที่ถ้าไม่เขียนไว้ตั้งแต่แรก มักต้องมาคุยกันยาวตอนส่งงาน

สำหรับใบเสนอราคาและสัญญาจ้างทำเว็บไซต์ ผมทำตัวอย่างฉบับเต็มไว้ให้โหลดไปดูได้ทั้งแบบ Google Docs และ PDF อยู่ในหัวข้อถัดไป ส่วนคอมการ์ดมีไฟล์เทมเพลตอยู่ในบทความของมันเอง ผมใส่ลิงก์ไว้ในหัวข้อคอมการ์ดด้านล่าง

ดาวน์โหลดตัวอย่างใบเสนอราคาและสัญญาจ้างทำเว็บไซต์

ตัวอย่างนี้ใช้รูปแบบเดียวกับเอกสารที่ eHowMe ส่งให้ลูกค้าจริง โดยสมมติว่าลูกค้าเป็นร้านค้าออนไลน์ขายของแต่งบ้านที่จ้างทำเว็บไซต์ E-Commerce ชื่อบริษัท เลขทะเบียน และชื่อโดเมนในไฟล์เป็นข้อมูลสมมติทั้งหมด

ลิงก์ Google Docs จะพาไปหน้าทำสำเนา กดยืนยันแล้วไฟล์จะเข้าไปอยู่ใน Google Drive ของคุณ แก้ได้ทันทีโดยไม่กระทบต้นฉบับ (ต้องล็อกอินบัญชี Google ก่อน) หรือเปิดดู โฟลเดอร์รวมไฟล์ตัวอย่าง ทั้งหมดได้

เอกสารทั้งสองเป็นเพียงตัวอย่าง ถ้าจะนำไปใช้จริง ต้องปรับขอบเขตงาน ราคา ระยะเวลา และเงื่อนไขให้ตรงกับโปรเจกต์และข้อตกลงของคู่สัญญาทั้งสองฝ่าย ถ้าเป็นงานมูลค่าสูงหรือมีเงื่อนไขพิเศษ ควรให้นักกฎหมายตรวจสัญญาก่อนลงนาม

สามเอกสารนี้ใช้ตอนไหน ต่างกันยังไง

ก่อนลงรายละเอียด ดูภาพรวมก่อนว่าแต่ละตัวอยู่ช่วงไหนของการทำงาน เพราะหลายคนเอาใบเสนอราคาไปใช้แทนสัญญา หรือคิดว่ามีสัญญาแล้วไม่ต้องมีใบเสนอราคา ซึ่งจริงๆ มันทำงานคนละหน้าที่กัน

ใบเสนอราคา ต้องมีช่องอะไรบ้าง

ใบเสนอราคาที่ดีไม่จำเป็นต้องสวย แต่ต้องอ่านแล้วไม่ต้องถามกลับ ลูกค้าควรรู้ได้ทันทีว่าจ่ายเท่าไหร่ ได้อะไร จ่ายเมื่อไหร่ และราคานี้ใช้ได้ถึงวันไหน ถ้าข้อใดข้อหนึ่งไม่ชัด ส่วนใหญ่จะกลายเป็นคำถามในแชตอีกหลายรอบ

โครงใบเสนอราคาแบบคัดลอกไปใช้

ตารางนี้คือช่องที่ผมแนะนำให้มีครบ จะจัดหน้าแบบไหนก็ได้ แต่ข้อมูลควรอยู่ครบตามนี้

ตัวอย่างรายการ ถ้าเป็นงานทำเว็บไซต์

เพราะ eHowMe ทำงานเว็บเป็นหลัก ผมขอยกตัวอย่างรายการจากงานสายนี้ ราคาเว้นไว้ให้ใส่เอง เพราะแต่ละเจ้าตั้งราคาต่างกันมาก จุดที่อยากให้สังเกตคือการแยก “ค่าทำครั้งเดียว” ออกจาก “ค่าใช้จ่ายรายปี”

ถ้าลูกค้าเห็นแค่ยอดเดียวก้อนใหญ่ ปีถัดไปตอนต้องต่อโดเมนกับโฮสติ้งมักมีคำถามว่า “ทำไมต้องจ่ายอีก” การแยกบรรทัดตั้งแต่ใบแรกทำให้ไม่ต้องอธิบายซ้ำ

สิ่งที่หลายคนมักลืมใส่

• วันยืนราคา ไม่ระบุไว้ ลูกค้ากลับมาตกลงหลังผ่านไปหลายเดือนแล้วขอราคาเดิม
• VAT รวมหรือไม่รวม เขียนแค่ตัวเลข พอถึงตอนออกบิลยอดไม่ตรงกับที่ลูกค้าตั้งงบไว้
• จำนวนรอบแก้ไข ไม่กำหนด งานเลยแก้ได้ไม่รู้จบ
• สิ่งที่ไม่รวมในราคา เช่น เขียนเนื้อหา ถ่ายรูป ซื้อรูปสต็อก ค่าปลั๊กอินแบบเสียเงิน ถ้าไม่เขียน ลูกค้าจะเข้าใจว่ารวมแล้ว
• ใครเตรียมเนื้อหา งานเว็บหลายงานช้าเพราะรอข้อความและรูปจากลูกค้า ควรเขียนไว้ว่าระยะเวลาเริ่มนับเมื่อได้รับข้อมูลครบ

ช่อง “สิ่งที่ไม่รวมในราคา” สั้นที่สุดในเอกสาร แต่เป็นช่องที่ช่วยกันความเข้าใจผิดได้มากที่สุด

ใบเสนอราคาไม่ใช่ใบกำกับภาษี

เรื่องนี้สับสนกันบ่อย ใบเสนอราคาเป็นเอกสารเสนอขาย ยังไม่มีการซื้อขายเกิดขึ้น จึงใช้แทนใบกำกับภาษีไม่ได้ ส่วนใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปมีรายการบังคับตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร เช่น คำว่า “ใบกำกับภาษี” ชื่อและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ออก มูลค่าก่อน VAT และจำนวน VAT ที่แยกไว้ชัดเจน รายละเอียดดูได้จาก คำสั่งกรมสรรพากรที่ ป.86/2542 ถ้ากิจการจด VAT ควรใช้โปรแกรมบัญชีหรือแบบฟอร์มที่ออกแบบมาสำหรับใบกำกับภาษีโดยเฉพาะ แทนการดัดแปลงจากเทมเพลตใบเสนอราคา

คอมการ์ด มีเทมเพลตให้โหลดอยู่แล้ว

คอมการ์ดคือใบนำเสนอตัวเองของนายแบบ นางแบบ นักแสดง หรืออินฟลูเอนเซอร์ ใช้ส่งให้เอเจนซี่หรือแคสติ้งดูรูปและข้อมูลในหน้าเดียว บน eHowMe มีบทความ คอมการ์ดคืออะไร พร้อมแจก Template ที่ให้เทมเพลต 4 แบบ เปิดแก้ใน Canva ได้ และมีไฟล์สำหรับคนที่ใช้ Photoshop ด้วย

ถ้าจะทำเองจากศูนย์ ข้อมูลที่ควรมีบนคอมการ์ดมีประมาณนี้

• รูปหน้าตรงชัดๆ 1 รูป เป็นรูปหลักด้านหน้า
• รูปเต็มตัว ครึ่งตัว และรูปที่โชว์บุคลิกต่างกันอีก 3-5 รูป
• ชื่อ ส่วนสูง สัดส่วน ไซซ์เสื้อผ้าและรองเท้า สีผม สีตา
• ช่องทางติดต่อ หรือชื่อเอเจนซี่ที่สังกัด

ข้อดีของคอมการ์ดคือหน้าตาคล้ายกันทั้งวงการ คนคัดตัวคุ้นกับการอ่านแบบนี้อยู่แล้ว เพราะฉะนั้นไม่ต้องพยายามออกแบบให้แปลกใหม่มาก ให้รูปเด่นและข้อมูลอ่านง่ายก็พอ

สัญญาจ้างทำเว็บไซต์ ควรเขียนอะไรไว้บ้าง

ส่วนนี้ผมให้เป็น “โครงหัวข้อ” ไม่ใช่สัญญาสำเร็จรูป เพราะสัญญาเป็นเอกสารทางกฎหมาย ถ้ามูลค่างานสูงหรือมีเงื่อนไขพิเศษ ควรให้นักกฎหมายช่วยตรวจก่อนเซ็น แต่อย่างน้อยถ้ามีหัวข้อครบตามนี้ ทั้งสองฝ่ายจะคุยกันง่ายขึ้นมาก ถ้าอยากเห็นสัญญาที่เขียนเต็มทุกข้อ ดูไฟล์ตัวอย่างในหัวข้อดาวน์โหลดด้านบนได้

สัญญาที่ดีไม่ได้มีไว้ฟ้องกัน แต่มีไว้ให้ทั้งสองฝ่ายเข้าใจตรงกันตั้งแต่วันแรก

โครงสัญญา 12 ข้อ

1. คู่สัญญา ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของทั้งสองฝ่าย และผู้มีอำนาจลงนาม
2. ขอบเขตงาน แนบใบเสนอราคาหรือเอกสารขอบเขตงานเป็นภาคผนวก ระบุจำนวนหน้า ฟีเจอร์ และภาษาของเว็บ ถ้ามีแบบร่างหรือ mockup ที่ตกลงกันแล้ว ให้แนบไว้ด้วย
3. ระยะเวลาและขั้นตอนงาน แบ่งเป็นช่วง เช่น ออกแบบ พัฒนา ทดสอบ ส่งมอบ พร้อมวันที่คาดการณ์ของแต่ละช่วง
4. ค่าจ้างและงวดการชำระเงิน ผูกแต่ละงวดกับงานที่ส่งมอบ ไม่ใช่ผูกกับวันที่อย่างเดียว
5. หน้าที่ของผู้ว่าจ้าง เช่น ส่งเนื้อหา รูป โลโก้ ภายในกี่วัน และถ้าส่งช้า กำหนดส่งงานเลื่อนตามไปเท่าไหร่
6. การแก้ไขงาน แก้ได้กี่รอบในแต่ละช่วง และงานที่เกินขอบเขตคิดราคาอย่างไร
7. การตรวจรับงาน ผู้ว่าจ้างมีเวลาตรวจกี่วัน ถ้าเงียบเกินกำหนดให้ถือว่าตรวจรับแล้วหรือไม่
8. ความเป็นเจ้าของ โดเมน โฮสติ้ง ไฟล์ออกแบบ และ source code เป็นของใครหลังจ่ายครบ (มีรายละเอียดด้านล่าง)
9. เนื้อหาและลิขสิทธิ์ของสื่อ รูป ฟอนต์ ข้อความที่ผู้ว่าจ้างส่งมา ใครรับผิดชอบเรื่องสิทธิ์การใช้งาน
10. การรับประกันและการดูแลหลังส่งมอบ แก้บั๊กฟรีกี่วัน งานดูแลรายเดือนแยกเป็นสัญญาหรือแพ็กเกจต่างหากหรือไม่
11. การรักษาข้อมูล รหัสผ่าน ข้อมูลลูกค้าในระบบ และข้อมูลส่วนบุคคลที่ผู้รับจ้างเข้าถึงได้ระหว่างทำงาน
12. การยกเลิกสัญญา ถ้ายกเลิกกลางทาง เงินที่จ่ายไปแล้วกับงานที่ทำไปแล้วจัดการอย่างไร

ถ้าคุณอยู่ฝั่งผู้ว่าจ้างและยังไม่ได้เลือกเจ้าที่จะจ้าง ลองดู เช็กลิสต์ก่อนจ้างบริษัททำเว็บไซต์ ประกอบด้วย จะช่วยให้รู้ว่าควรถามอะไรก่อนถึงขั้นเซ็นสัญญา

เรื่องที่ควรตกลงให้ชัดที่สุด: ใครเป็นเจ้าของอะไร

ในมุมของผม ข้อ 8 คือข้อที่ควรใช้เวลาคุยมากที่สุด เพราะเป็นเรื่องที่ไม่มีใครนึกถึงตอนเริ่มงาน แต่จะสำคัญมากวันที่อยากย้ายผู้ดูแลเว็บ จุดที่ควรเขียนให้ชัดมีดังนี้

• โดเมน ควรจดในชื่อผู้ว่าจ้าง และผู้ว่าจ้างควรเข้าถึงบัญชีผู้ให้บริการโดเมนได้เอง
• โฮสติ้ง ระบุว่าเป็นบัญชีของใคร ใครต่ออายุ และถ้าเลิกจ้าง จะส่งมอบไฟล์และฐานข้อมูลอย่างไร
• ธีมและปลั๊กอินแบบเสียเงิน license อยู่ในชื่อใคร ใครจ่ายค่าต่ออายุ ถ้าใช้ license ของผู้รับจ้าง เมื่อเลิกจ้างผู้ว่าจ้างต้องซื้อเองหรือไม่
• ไฟล์ออกแบบและ source code ส่งมอบให้หลังจ่ายเงินครบหรือไม่ และผู้รับจ้างยังนำผลงานไปแสดงเป็น portfolio ได้หรือเปล่า

อย่าลืมอากรแสตมป์

สัญญาจ้างทำเว็บไซต์โดยทั่วไปเข้าลักษณะตราสาร “จ้างทำของ” ในบัญชีอัตราอากรแสตมป์ ตาม ข้อหารือของกรมสรรพากร อัตราคือ 1 บาท ทุกจำนวนเงิน 1,000 บาทหรือเศษของ 1,000 บาทของสินจ้าง โดยผู้รับจ้างเป็นผู้เสีย และไม่ต้องนำภาษีมูลค่าเพิ่มมารวมคำนวณ เช่น สัญญามูลค่า 45,500 บาท (ก่อน VAT) ต้องเสียอากร 46 บาท

ถ้าตอนทำสัญญายังไม่รู้ยอดแน่นอน กรมสรรพากรให้ประมาณสินจ้างตามสมควรแล้วเสียอากรตามยอดนั้นก่อน หากจ่ายเป็นงวดและยอดจริงสูงกว่า ต้องเสียเพิ่มให้ครบ (ดู ข้อหารือเรื่องสัญญาที่ไม่ระบุสินจ้างแน่นอน) วิธีชำระและกำหนดเวลาอาจเปลี่ยนตามประกาศใหม่ ควรเช็กกับเว็บไซต์กรมสรรพากรหรือฝ่ายบัญชีอีกครั้งก่อนทำจริง

อยากได้แบบสวยๆ หาเทมเพลตฟรีจากไหนดี

ถ้าอยากได้หน้าตาที่ออกแบบมาแล้ว Canva มี หน้ารวมเทมเพลตใบแจ้งหนี้ ที่มีแบบใบเสนอราคาภาษาไทยปนอยู่หลายแบบ แก้โลโก้ ชื่อ และรายการได้ แล้วโหลดเป็น PDF ส่งลูกค้า ส่วน Word กับ Google Docs ก็มีเทมเพลตเอกสารธุรกิจในตัวโปรแกรม ใช้ได้ดีถ้าชอบแก้ข้อความมากกว่าแต่งหน้าตา

สิ่งที่อยากเตือนคือเทมเพลตฟรีไม่ได้แปลว่าทุกอย่างในไฟล์ใช้ได้ทุกกรณี เงื่อนไขของแต่ละแหล่งต่างกัน และฟอนต์ในเทมเพลตบางตัวอาจใช้เชิงพาณิชย์ไม่ได้ ถ้าจะใช้กับงานลูกค้าหรือพิมพ์แจก ลองอ่านเรื่อง ฟอนต์ไทยฟรีที่ใช้เชิงพาณิชย์ได้ ประกอบ จะได้เลือกฟอนต์ที่ไม่มีปัญหาลิขสิทธิ์ตามมา

เทมเพลตช่วยเรื่องหน้าตา แต่ข้อมูลในเอกสารยังต้องเขียนเองให้ตรงกับงานจริงทุกครั้ง

ก่อนส่งเอกสารให้ลูกค้า เช็กอีกรอบ

• ชื่อลูกค้าและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีสะกดถูก ตรงกับเอกสารจดทะเบียน
• ตัวเลขในตารางรวมแล้วตรงกับยอดสุทธิ (ลองบวกใหม่อีกรอบ โดยเฉพาะถ้าแก้ราคาบางบรรทัด)
• เลขที่เอกสารไม่ซ้ำกับใบก่อนหน้า
• ส่งเป็น PDF ไม่ใช่ไฟล์ที่แก้ไขได้ และตั้งชื่อไฟล์ให้อ่านรู้เรื่อง เช่น QT-2026-001-ชื่อลูกค้า.pdf
• เก็บสำเนาที่ลูกค้าเซ็นตอบรับไว้คู่กับสัญญา

ถ้าธุรกิจของคุณรับงานผ่านเว็บไซต์ การมีหน้าขอใบเสนอราคาหรือฟอร์มติดต่อที่ถามข้อมูลครบตั้งแต่แรก จะช่วยให้ออกใบเสนอราคาได้เร็วขึ้น ดูไอเดียได้จากบทความ เว็บไซต์บริษัทควรมีหน้าอะไรบ้าง

คำถามที่พบบ่อย